Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET.
Делопроизводство, технологический процесс
11:50 28.05.2019

---

Ваше имя (псевдоним):

Проверка на спам:

Введите символы с картинки:

---

Monster Beats. Что брать: оригинал или копию?

Наушники Monster Beats были созданы совместно с музыкантом Dr. Dre и председателем Interscope-Geffen-A&MДжимми Йовином. Первыми наушниками из семейства ...

Кельты - откель вы?

«Кельты — это наши, с Поволжья. Там до сих пор, когда хотят узнать, кто ты такой, спрашивают: «откель ты?». (М. Н. Задорнов) Термин «кельты», прежде всего, оз...

Программное обеспечение Линукс для web-мастера

Работа с удаленными файлами Php-редакторы как под Windows, так и под Linux поддерживают работу с файлами через ftp. Как правило, редакторы работают по ftp так: файл скачивается с сервера, помещался во...

Сборка мебели: способы соединения деталей

Сейчас с ростом спроса к мебели, растут и требования к ней, следовательно и методы соединения деталей, дабы не было видно их на поверхности. Наиболее распространенными способами сборки мебели являются...

Учимся рисовать. Может ли человек быть выше дома?

Одна из самых серьезных проблем, с которой сталкивается начинающий художник — как изобразить трехмерный мир на плоском листе бумаги? Он старается, пытаясь передать объем и перспективу ...

Каббала зависти или правило"золотой середины"

Все в этом мире яд и только мера делает его лекарством Трудно заменить эту фразу более емким и красивым содержанием и наверное не нужно. Как глоток вина раскрашивает мир в более яркие тона, так и ...