Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET.
Делопроизводство, технологический процесс
11:50 28.05.2019

---

Ваше имя (псевдоним):

Проверка на спам:

Введите символы с картинки:

---

Детская литература Австралии

В 1941 году вводится всеобщее бесплатное обучение. Реальностью оно, однако, становится лишь несколько лет спустя, когда было построено достаточно школ и налажено движение школьных автобусов, собирающи...

Интерьер современной гостиной

Гостиная в современном понимании – это не просто центральная часть квартиры, но и место, где могут без особых проблем собираться во время любого застолья или отдыха хозяева, их друзья и родные. Дизайн...

Компания Istick Выпустит в свет дешевый ответ Kanger...

Компания Eleaf анонсировала новинку Istick Basic Kit Данное устройство позиционируется как недорогая альтернатива недавно вышедшему Kanger Nebox и обозначается в модельном ряду как все в одном! Но ес...

Как вести домашнюю бухгалтерию?

Часто слышу от знакомых фразы: «Зарплату только недавно получили, а денег уже нет». «Куда все деньги ушли, ума не приложу». «Совсем не умею экономить — получ...

Выбираем квартиру посуточно правильно

Вам предстоит отправиться в другой город на короткий период времени, например, в командировку. Вы начинаете подыскивать варианты жилья: постой у родственников, друзей, гостиница, квартира посуточно… Е...

Вкусные рецепты: Салат "под пальмой", Твор...

Салат "под пальмой"Куриное филе порезать мелко и обжарить. Посолить, поперчить Ананасы измельчить У хлеба обрезать корочки и нарезать кубиками (я беру тостовый хлеб и поджариваю немного) сливки взбить...