Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET.
Делопроизводство, технологический процесс
11:50 28.05.2019

---

Ваше имя (псевдоним):

Проверка на спам:

Введите символы с картинки:

---

Цифровая печать - это оперативность, цвет, скорость,...

Цифровая печать сегодня – одна из самых пользующихся спросом полиграфических услуг, оказываемых современными копировальными центрами, печатными салонами, типографиями. Сейчас цифровая печать уверенно ...

Как обеспечить большой срок службы складским стеллаж...

У большинства производителей срок гарантии на металлические стеллажи составляет один год. Казалось бы, для таких конструкций срок эксплуатации в 10 лет - ничто, некоторые металлические конструкции экс...

Бизнес план. Пункт приема платежей

С каждой операции по приему платежей можно класть в карман от 0,5 до 10%, а главное, никаких лицензий и сертификатов. Красота! Конечно, язык не поворачивается назвать этот бизнес самостоятельным, осно...

Ребенок один дома – как обеспечить безопасность?

Любые родители (а чаще — мамы), у которых нет ни бабушек, ни дедушек, ни добрых адекватных соседей, а с детским садом проблемы (либо ребенок заболел, либо он вообще туда не ходит), время от...

Отзывы клиентов форекс

"Павел, думал, что я бросить вам небольшую заметку, чтобы сказать система работает очень хорошо. У меня есть блок времени в начале утра по восточному (Лондонский рынок), где я торгую, прежде чем я идт...

Самый грамотный путь к грязезащите помещений

Поиск оптимального пути грязезащиты помещений всегда ставился во главу угла во многих организациях. Опытным путём было установлено, что именно грязезащитные покрытия являются тем самым грамотным подхо...