Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET.
Делопроизводство, технологический процесс
11:50 28.05.2019

---

Ваше имя (псевдоним):

Проверка на спам:

Введите символы с картинки:

---

Обзор строительства в Перми

На Западе подавляющее большинство населения уже давно привыкло жить "в долг". Причем, в кредит покупают, в основном, недвижимость. Без страха и сомнения приобретают дорогие дома, почти всю жизнь распл...

Китайский язык в Nihao-study

«Китайский язык – вовсе и не трудный» - этот обнадеживающий лозунг поместили на главной странице своего сайта курсы китайского языка Nihao-study. «Не трудный – но трудоемкий» - поясняют преподаватели ...

Спектр применения грязезащитных ковров

Любой руководитель уделяет много внимания внешнему виду своих помещений, а потому содержание помещения в чистоту и порядке – непременное условие создания положительного имиджа компании, организации, м...

Хай-тек вибратор

Хай-тек вибратор Stotmy"s Erutic Obsession производит ошеломляющее впечатление с первого же взгляда. Особо впечатлительных особ  может смутить внушительный размер этой игрушки, его шипы и ре...

23 августа – Международный День ликвидации рабства. ...

23 августа весь мир отмечает Международный день памяти жертв работорговли и ее ликвидации. Официальный мораторий на рабовладение был наложен во всех странах ещё в прошлом столетии, однако изо дня...

В отпуск на автомобиле

Собираясь в отпуск, многие задаются вопросом, на чем они будут совершать поездку до места назначения. Выбирая вид транспорта, необходимо учесть время в пути и комфорт при передвижении. Поездка на поез...