Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET.
Делопроизводство, технологический процесс
11:50 28.05.2019

---

Ваше имя (псевдоним):

Проверка на спам:

Введите символы с картинки:

---

Отправляйтесь в автобусные туры по Европе

Побывать в одну поездку в нескольких странах, увидеть достопримечательности множества старинных европейских городов, познакомиться с укладом жизни разных народов - все это позволяют познать автобу...

Чем полезно оливковое масло?

Журналы о здоровье и современные диетологи во весь голос воспевают пользу оливкового масла. Чем же оно так полезно? Не зря древние греки называли его «жидким золотом», так как пользу ...

Проблемы школьного образования

На замену   партам  столы  а так же стулья. Данная   мебель   гораздо   мобильнее , ее   по необходимости   можно   пере...

Торговля акциями через интернет: выбираем торговую п...

Торговля акциями на бирже. Как начать Не секрет, что процедура по покупке и продаже акций на бирже всегда считалась, как что-то закрытое для обывателя и доступное только избранному кругу лиц, либо бол...

Медиаплеер – революция в мире ДОМАШНИХ РАЗВЛЕЧЕНИЙ

Когда мы говорим про революцию, то в 21 веке вкладываем в это понятие совершенно другое значение, отличное от общепринятого. Сегодня, это не разрушение старого порядка и дестабилизирующий фактор, сег...

Психотерапия повышает шансы на зачатие малыша

Сеансы психотерапии, направленные на борьбу со стрессом, значительно повышают шансы на зачатие ребенка у женщин, страдающих бесплодием. К таким выводам пришли американские ученые, представившие отче...