Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. 30-2003 ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET.
Делопроизводство, технологический процесс

Автор статьи: неизвестный | Дата публикации: 17:18 14.12.2016 Okayinfo.Ru




Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Что делать, если дети не хотят слушаться?

Что делать, если дети не хотят слушаться?


«Чтобы быть учителем, требуется громадное воображение; чтобы быть счастливым в этом мире, требуется громадная разумность». Л. Рон Хаббард, философ, писатель, автор эффективной технологии о...


Вкусные рецепты: Рыба запеченная со сладким перцем, Роллы в первый раз, морковный хлеб (готовится быстро и просто)

Вкусные рецепты: Рыба запеченная со сладким п...


Рыба запеченная со сладким перцемФиле рыбы посолить, поперчить, полить соком лимона (2 с. ложки). Выдержать 30 минут. Обвалять вмуке и слегка обжарить на сковороде. Сладкий перец очистить,мелко пореза...


Массаж матки

Массаж матки


При большинстве гинекологических заболеваний используется массаж. Благодаря такому массажу налаживается кровообращение в части малого таза, тонус матки повышается, её способность к сокращению, сокращ...


Вкусные рецепты: рыбные зразы с креветками, Салат"Рыбный рог", Горка с черносливом

Вкусные рецепты: рыбные зразы с креветками, С...


рыбные зразы с креветкамиГотовим рыбный фарш(подойдет любая рыба, фарш так же может быть по любимому рецепту, например с добавлением зелени). Формируем круглую котлетку, в центр утапливаем колечко очи...


Вкусные рецепты: Итальянская густая похлебка, Фруктовое удовольствие на любой вкус., мраморный кекс

Вкусные рецепты: Итальянская густая похлебка,...


Итальянская густая похлебкаБульон процедить, куриное мясо разобрать на волокна. Рис отварить в подсоленной воде до готовности. Белую часть лука-порея порезать колечками. Перец чили освободить от семян...


Вкусные рецепты: Рулетики нежные, Деревенский пирог a-lja Torta rustica, Форшмак из копченой курятины и сельди

Вкусные рецепты: Рулетики нежные, Деревенский...


Рулетики нежныеКабачки нарезаем полосками толщиной 0,5см ,посолить и оставить на 10 минут. Обжаить на хорошо разогретой сковороде с обеих сторон,дать остыть.Майонез смешиваем с зеленью и добавляем пер...


Самое интересное

Выбор рекламного агентства

Сегодня редко кто не думает, что «реклама достала, достала всех». Но в то же время – «реклама двигатель торговли» Это две известные всем фразы. И поэтому каждый владелец бизнеса, руководитель отдела п...

Своевременный сервис

Так уж сложилось, что ежедневно в помещения, в которых мы трудимся, попадает большое количество грязи. Ее очень много и даже больше, чем можно себе представить. При всём при этом, если верить статисти...

Установка термолучевой СТС СОЯР и влияние ИК и УФ

Следует отметить, что семена весьма чувствительны к дозе УФ или ИК облучения, при малой дозе, можно не получить стимулирующего эффекта, при чрезмерной – наблюдается угнетение растения. При правильном ...

Вкусные рецепты: Творожный блинный торт, Торт &quo

Творожный блинный тортМуку просеять, желтки отделить от белков. Растереть желтки с сахаром и солью, добавить крахмал, хорошо перемешать. Влить теплое молоко. В муку постепенно добавлять молочно-желтко...

Как провести качественный ремонт в квартире своими

Косметический квартирный ремонт нужно начинать с демонтажных действий. Убираем древние обои, устаревшие полы, ламинат или ковролин, покрытия на потолке, плитку в ванной и другое. На пол в квартире мож...

Отдохните в гостеприимном Израиле - самой удивител

Уникальность и неповторимость столь небольшой страны заключается в ее многоликости и многогранности. Все экскурсии Израиля невозможно даже озвучить, не говоря уже о возможности принять в них участие. ...

Вкусные рецепты: творожная запеканка с вишней, Пом

творожная запеканка с вишнейЯйза взбить с сахаром(венчиком) добавить творог,манку,ванильн.сахар хорошенько размешать 1/2 массы выложить в смазанную маслом форму на неё вишню, а сверху оставшуюся массу...

Антибактериальное покрытие в современных холодильн

Антибактериальное покрытие в современных холодильниках Очень часто при использовании холодильника мы незаметно касаемся продуктами стенок устройства. Не каждый задумывается об этом, но, увы, п...

Ремонт водопровода самостоятельно.

Что же понимается под словом «водопровод»?Это понятие охватывает целую систему, включающую в себя насос, подающий воду из скважины, станцию очистки воды, гидроаккумулятор, посредством которого регулир...

Будущий капитан в вашем доме

Где в вашей квартире всегда есть место постеру?  И не одному, а целой серии, которую требуют менять каждые полгода? Правильно , это детская. Есть несколько причин, по которым  люди украшают ...

Новости развития информационнного портала:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя широкий список информативных и отличных статей. Абсолютно каждый гость найдет для себя что-нибудь полезное. Модернизированный дизайн позволяет вам быстро находить требуемую информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь найти подходящую информацию стало совершенно легко.

Мы собрали для вас информативные и отличные статьи. На нашем портале вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Стандартная система поиска позволяет вам стремительно отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на абсолютно любых электронных устройствах. Теперь, поиск необходимой информации будет занимать у вас секунды.