Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. 30-2003 ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET.
Делопроизводство, технологический процесс

Автор статьи: неизвестный | Дата публикации: 17:18 14.12.2016 Okayinfo.Ru




Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Народные приметы погоды, или Оглянемся вокруг?

Народные приметы погоды, или Оглянемся вокруг...


Современное прогнозирование погоды основано на изучении закономерностей развития атмосферных процессов и опирается на прочный научный и технический фундамент. Без него сегодня немыслима нормальная дея...


Как вязать носки спицами

Как вязать носки спицами


Уютные теплые шерстяные носки, связанные с любовью, могут стать хорошим подарком для всех членов семьи. Если вы не очень часто держите в руках спицы, но умеете набирать петли и знаете, чем отличаются...


Работа с возражениями

Работа с возражениями


Начиная заниматься прямыми продажами, любой человек понимает, как важно научиться работать с возражениями. Я пробовал продавать, не отвечая на возражения. При возражении я просто разворачивался и ухо...


Лирика и философия в стихотворном творчестве

Лирика и философия в стихотворном творчестве


Хочется взглянуть на такие понятия, как лирика и философия через призму поэзии. Чем в рифмованных строчках различаются воодушевленный настрой и мрачная задумчивость, и что между ними общего? Как опред...


Как выбрать люстру?

Как выбрать люстру?


Поскольку особенность организации внутреннего пространства дома зависит от личных предпочтений его хозяина, то это именно тот случай, когда можно дать лишь общие рекомендации. Но все же стилистическое...


Наушники. Как выбрать те самые?

Наушники. Как выбрать те самые?


Как выбрать наушники? На что смотреть при столь огромном выборе на рынке? Вот несколько советов. В первую очередь нужно смотреть на удобство. Если неудобно пользоваться или они не комфортно лежат ...


Может заинтересовать

От мечты до реальности одни шаг

Совсем недавно со мной произошла забавная история.Я проводила мини тренинг с одним из своих партнеров по бизнесу на тему визуализации и реализации мечты. Но, как вам известно, для того, чтобы визуализ...

Простой и доступный способ добиться чистоты

От чистоты помещения часто зависит настроение клиента, который таким образом чувствует заботу, оказанную ему в конкретном офисе, а потому быстрее проникается доверием и уважением. Все знают, что грязь...

Про Северную Америку

Для многих людей открытие новых и интересных вещей является неотъемлемой и существенной частью жизни. Такие люди любят путешествовать, открывать для себя новые континенты и страны, прикасаться к культ...

Рейкьявик северная столица Исландии

Рейкьявик — столица островного государства Исландия, расположенного на севере Атлантического океана. Рейкьявик является самой северной из государственных столиц. Датой основания город считается ...

Если нужен гид в любом городе от okayinfo.ru

Раньше индивидуальный туризм был уделом избранных, позволить себе сопровождение русского гида могли немногие, а цены на подобные услуги были заметно высоки. Нынешний мир меняется и индивидуальный тури...

Вкусные рецепты: пирожные "картошка" (ва

пирожные "картошка" (вариант)Печенье измельчить удобным для вас способом Сахар размешать с какао, влить горячее молоко и варить до тех пор, пока сахар не растворится. Дать остыть (чтобы было чуть тепл...

Как найти домработницу и няню? 10 правил на основе

О неумении выстраивать отношения с людьми, которых ты нанял для домашней работы, можно слагать легенды, почитав иной форум сайта, где общается много мамочек. В моем случае были сделаны все возможные о...

Пройти три ступени грязезащиты

Сегодня все современные здания вооружены трёхступенчатой системой грязезащиты, помогающей остановить грязь на самом входе. Для комплектации самой системы используются различные грязезащитные напольные...

Трубы из стали, изоляция: области применения и осн

Как известно, стальные трубы, которые используются на различных промышленных предприятиях, качественно выделяются повышенной прочностью, но довольно просто могут изменять форму и приходить в негодност...

Как граммофонные пластинки «завоевали» Россию?

1 сентября 1910 года произошло событие, ставшее эпохальным для любителей музыки на просторах громадной тогда России — в подмосковной Апрелевке открылась фабрика по производству отечест...

Новости развития информационнного портала:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя широкий список информативных и отличных статей. Абсолютно каждый гость найдет для себя что-нибудь полезное. Модернизированный дизайн позволяет вам быстро находить требуемую информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь найти подходящую информацию стало совершенно легко.

Мы собрали для вас информативные и отличные статьи. На нашем портале вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Стандартная система поиска позволяет вам стремительно отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на абсолютно любых электронных устройствах. Теперь, поиск необходимой информации будет занимать у вас секунды.