Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. 30-2003 ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET.
Делопроизводство, технологический процесс

Автор статьи: неизвестный | Дата публикации: 17:18 14.12.2016 Okayinfo.Ru




Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Простой индикатор тока на светодиоде

Простой индикатор тока на светодиоде


Компактный и простой индикатор может быть использован для индикации тока нагревательных элементов малой и средней мощности. Типичный пример это аквариумный обогреватель. Часто подобные изделия оснаща...


Управляемый каплеперенос электродного металла

Управляемый каплеперенос электродного металла


Известно, что управляемый каплеперенос электродного металла расширяет технологические возможности процесса сварки с коротким замыканием дугового промежутка за счет регулирования тепловложения в свароч...


MICRODIGITAL представляет AHD-регистраторы с программным продуктом CMS Pro

MICRODIGITAL представляет AHD-регистраторы с ...


Предприятие MICRODIGITAL выпустило очередные новинки в сегменте оборудования AHD. Речь идет о видеорегистраторах с ПО CMS Pro. Регистраторы на 16 (MDR-AH16690), 8 (MDR-AH8690) и 4 (MDR-AH4690) канала ...


Психологический кризис - шанс изменить жизнь

Психологический кризис - шанс изменить жизнь


Если вы ощущаете чувство собственной неполноценности, безысходность, крушение надежд и стремлений – у вас психологический кризис. Это состояние периодически переживают все люди – от него, как шутят вр...


Рейкьявик северная столица Исландии

Рейкьявик северная столица Исландии


Рейкьявик — столица островного государства Исландия, расположенного на севере Атлантического океана. Рейкьявик является самой северной из государственных столиц. Датой основания город считается ...


Как приготовить еврейский свадебный пирог? Волшебная сила традиций

Как приготовить еврейский свадебный пирог? Во...


В жизни практически каждого есть человек, который помог научиться готовить. Мама, бабушка, подруга. Есть кого вспомнить с благодарностью за удачные советы и рецепты. В моей жизни была сотрудница, кото...


Интересное

Из какого камня построены многие архитектурные дос

Это сейчас озеро Фертё — один из объектов Всемирного культурного наследия ЮНЕСКО. А 10−12 млн. лет тому назад… И намёка никакого на озеро не было. Хотя и тогда воды в этих края...

Какая польза от падмасаны?

Продолжая начатую Ширшасаной традицию, перед обсуждением пользы определимся с понятием «Падмасана». Падмасана — это поза «лотоса» со скрещенными ногами, когда ступн...

Торговля акциями через интернет: выбираем торговую

Торговля акциями на бирже. Как начать Не секрет, что процедура по покупке и продаже акций на бирже всегда считалась, как что-то закрытое для обывателя и доступное только избранному кругу лиц, либо бол...

Технику какого производителя выбрать?

Нам все чаще звонят и интересуются какую технику лучше купить, вернее какого производителя выбрать из предоставленного большинства на современном рынке. Да, мы ремонтируем различную электронику, ...

AdSense для мобильных приложений

Смартфоны произвели революцию нашей повседневной жизни. При более низких ценах, неограниченных данных и быстрой скорости сети, люди сейчас используют больше достижений своих сотовых телефонов, чем их...

Как найти домработницу и няню? 10 правил на основе

О неумении выстраивать отношения с людьми, которых ты нанял для домашней работы, можно слагать легенды, почитав иной форум сайта, где общается много мамочек. В моем случае были сделаны все возможные о...

Фальшивые дипломы уходят в прошлое

Торговле фальшивыми дипломами скоро придет конец. Все дело в том, что со следующего года Федеральное агентство по образованию начнет использовать систему учета дипломов. Пока это касается только дипло...

Как выбрать пластиковое окно? Советы архитектора

Казалось бы, чего уж проще — зайти в фирму, услугами которой пользовалась недавно соседка Марь Иванна, и выбрать себе «пятикамерный „пластиковый стеклопакет“ по цене ...

Сам себе дизайнер или как создать дизайн интерьера

Вы решили испытать свои силы и сами взялись за дизайн квартиры. Однако это задача не из легких, ведь кроме эстетических качеств, интерьер должен нести в себе такие функции как уют и комфорт. А это зна...

Каких Слав знает славянский мир? Часть 2

Но какой только славы не бывает — и воинской, и быстрой, и звенящей, и званой… И далеко не только те имена, которые указаны в первой части. Бранислав, Бронислав — «...

О информационном портале:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя широкий список информативных и отличных статей. Абсолютно каждый гость найдет для себя что-нибудь полезное. Модернизированный дизайн позволяет вам быстро находить требуемую информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь найти подходящую информацию стало совершенно легко.

Мы собрали для вас информативные и отличные статьи. На нашем портале вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Стандартная система поиска позволяет вам стремительно отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на абсолютно любых электронных устройствах. Теперь, поиск необходимой информации будет занимать у вас секунды.